\section{Mener à bien un projet d'implantation d'un ELN}
\label{projet}

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\subsection{Introduction}

Ce chapitre n’a pas pour but de décrire comment doit se dérouler un projet en général mais plutôt de faire ressortir les particularités et les points de vigilance d’un projet de cette nature.

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\subsection{Parties prenantes et pilotage du projet}

En plus des parties prenantes classiques d’un projet d’implantation d’une solution logicielle : le service chargé des achats, le service juridique, le service des systèmes d’information, il faut impliquer très tôt les services qui bénéficieront en premier lieu des retombées de l’utilisation de l’ELN, notamment :

\begin{itemize}
    \item[•] Qualité 
    \item[•] Science ouverte 
    \item[•] Valorisation 
    \item[•] Intégrité scientifique 
    \item[•] Archivage 
    \item[•] Sécurité des données 
    \item[•] Gestion des données \\
\end{itemize}

Les parties prenantes et les pilotes du projet doivent pouvoir s’appuyer sur des représentant-e-s des futur-e-s utilisatrices et utilisateurs. L’appui de la direction, que ce soit celle d’une structure de recherche ou d’un établissement de niveau national, est un gage de succès de l’aboutissement du projet. \\

Il peut être difficile de concilier les exigences des juristes, qui doivent veiller à l’application du RGPD, et celles de la Science Ouverte.

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\subsection{Avant-projet}

En phase d’avant-projet, il convient de :
\begin{itemize}
    \item[•] S’enquérir des recommandations du ou des ministères de tutelle : préconisent-ils ou imposent-ils une solution, une méthode de choix ?
    \item[•] S’enquérir de la situation dans les autres établissements des éventuelles cotutelles : préconisent-ils ou imposent-ils une solution ?
    \item[•] Bien caractériser les populations ciblées : par exemple sur la base de la discipline mais également sur la base de l’approche de la recherche (expérimentale, analytique ou observationnelle) ; cf. paragraphe 2.2.2
    \item[•] Réfléchir au nombre de solutions à retenir : la simplicité voudrait qu’on n’en retienne qu’une mais plusieurs solutions permettent de mieux couvrir les besoins des différentes communautés ; on peut également parvenir à cela en faisant le choix d’une solution simple mais possédant des modules additionnels.
    \item[•] Réfléchir au caractère obligatoire ou non de l’utilisation du ou des outils retenus.
    \item[•] Vérifier les contraintes en matière de mise en sécurité des données (hébergement en UE ou en France, par exemple).
    \item[•] Réfléchir aux règles d’affectation des cahiers : à l’échelle d’un projet de recherche, d’une équipe, d’un sous-groupe, d’une unité ou pour un équipement.
\end{itemize}


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\subsection{Phase pilote}

Le déploiement d’un ELN est facilité si le choix de la solution a été fait par un panel d’utilisatrices et utilisateurs, durant une phase pilote. Celle-ci peut démarrer par l’utilisation d’un nombre restreint (2 à 4) d’outils sélectionnés lors d’une phase de pré-étude (cf. chapitre 4), par un ensemble de futures utilisatrices et utilisateurs, représentant au mieux la diversité des futurs usages (organisation des équipes, disciplines, approches de la recherche, localisation, etc.) Cette phase peut durer entre un trimestre et une année avec des évaluations périodiques et la réalisation d’enquêtes de satisfaction auprès des utilisateurs.

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\subsection{Appel d’offres}

Les établissements ou laboratoires peuvent s’appuyer sur la grille de fonctionnalités et caractéristiques techniques du chapitre 4 pour alimenter leur cahier des charges, afin d’analyser des outils pouvant répondre à leurs besoins et de s’assurer de ne pas omettre certains éléments. Dans le cas d’une recherche d’outil hébergé par un tiers, le cahier des charges devra exiger que les lieux, conditions d’hébergement, d’accès... soient détaillées. \\

 Il peut être intéressant de demander :
\begin{itemize}
    \item[•] que la réponse à l’appel d’offres comporte une feuille de route des évolutions prévues pour la solution présentée. Ainsi, on pourra évaluer, par exemple, si la solution va s’enrichir de composants pouvant l’apparenter à un LIMS ou si son intégration dans l’environnement numérique du chercheur sera facilitée.
    \item[•] qu’on puisse continuer à exploiter l'outil en lecture seule, une fois le contrat terminé.
\end{itemize}


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\subsection{Déploiement}

Le déploiement de la solution retenue gagne à être effectuée progressivement, pour évaluer la qualité de l’architecture technique et du support et pouvoir ainsi anticiper la montée en charge.

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\subsection{Changement d’outils}

Un point de vigilance d’importance : les contraintes des marchés publics peuvent faire qu’un changement d’outils doive intervenir une fois les possibilités de reconduction épuisées\footnote{C'est le cas quand l'objet du marché est l'acquisition d'une solution d'ELN et non la mise en oeuvre d'une solution donnée.} ; cela peut être très fastidieux si la reprise de données ne peut pas être automatisée et/ou si le nombre de cahiers est important. La préservation de l’intégrité des données doit être garantie. Devoir former l’ensemble des utilisateurs à un nouvel ELN peut également avoir un coût, financier et humain, important. \\

En résumé, un changement d’ELN constituerait un frein à la recherche pendant la phase de transition.


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\subsection{Accompagnement du changement}

Cette activité est un facteur très important de réussite du projet.
Pour nombre d’actrices et d’acteurs de la recherche, le cahier de laboratoire est un outil quotidien. Il importe donc que celles/ceux-ci puissent prendre en main rapidement sa version électronique et trouver rapidement des solutions à leurs questions. De plus, certaines caractéristiques de l’ELN peuvent apporter des changements importants dans l’organisation du travail : travail collaboratif (le cahier est le plus souvent partagé par une équipe, visible en permanence par la ou le  \textit{Principal Investigator }(PI)), accès à distance (facilite le recours au télétravail), etc. D’où la nécessité de prévoir, pour l’utilisatrice ou utilisateur final-e comme pour l’administratrice ou administrateur du cahier (chef-fe d’équipe, PI), un accompagnement approprié. \\

\begin{figure*}[!t]
\centering
\includegraphics[width=\textwidth]{figures/changement.png}
\caption{Les facteurs de succès d’un déploiement de solution logicielle \textit{(repris du livre "Pro en Conduite du changement", Julie Ricou et Valérie Moissonnier, 2018, éd. Vuibert)}}
\label{fig:changement}
\end{figure*}

Pour commencer, il semble pertinent de (re) sensibiliser les utilisatrices et utilisateurs aux bonnes pratiques de rédaction d’un cahier de laboratoire, qu’il soit papier ou électronique. Un frein tout particulier concerne les équipes qui ne sont pas au départ utilisatrices de cahiers de laboratoire papier car elles considèrent que c’est un outil totalement inadapté à leur activité et n’appréhendent pas l’intérêt que peut avoir un cahier de laboratoire électronique pour la protection et la valorisation de leurs résultats. \\

Les craintes principales à l’utilisation d’un tel outil concernent les aspects informatiques au sens large :  ergonomie des outils, difficultés de mise en œuvre notamment lors de missions de terrain, les coûts associés à la fois financiers (licences, équipements) et humains (compétences techniques, accompagnement, support) ainsi qu’un manque de confiance dans la fiabilité des outils informatiques et la pérennité des résultats de la recherche. \\

Cet accompagnement, qui se doit d’être structuré et planifié, concerne deux grandes phases du projet, qui sont :

\begin{itemize}
    \item[•] l’accompagnement et le dépannage en phase d’installation et de problématiques techniques ;
    \item[•] l’accompagnement et le service de support en phase d’utilisation en cas de difficultés lors de l’exploitation de l’outil.\\  
\end{itemize}

Dans le premier cas, plusieurs issues peuvent être envisagées selon l’implémentation de l’outil choisie : ce support peut être proposé en externe (prestataire dédié, solution intégrée avec l’acquisition de la solution) ou prévu en interne au travers de l’assistance des services de systèmes d’informations locaux, nationaux, etc. \\

Dans le second cas, l’accompagnement peut être proposé en interne par le biais de l’organisation de formations, informations, échanges avec une communauté d’utilisatrices et utilisateurs. L’éditeur de la solution retenue peut, quant à lui, fournir un service support en cas de blocage technique (tchat, service d’aide en ligne, ligne téléphonique, etc.) \\

Aussi, un accompagnement au changement est à proposer sous différentes formes :
\begin{itemize}
    \item[•] des actions de communication, de présentations de l’étude et des choix réalisés, de formations individuelles et collectives d’utilisation de l’outil, 
    \item[•] la mise en place de communautés d’utilisatrices et utilisateurs, 
    \item[•] la mise à disposition de documentation et de tutoriels vidéos (dans l’environnement de l’ESRI, une réflexion pourrait être entreprise quant à la mise en place de MOOC (Massive Open Online Course : type ouvert de formation à distance capable d’accueillir un grand nombre de participant-e-s) pour validation du savoir-faire des étudiant-e-s par exemple. \\
\end{itemize}

En parallèle, un service de support permettant de répondre aux difficultés et besoins de dépannage des utilisatrices et utilisateurs, que ce soit lors de la phase d’installation ou de l’utilisation de l’outil, se doit d’être formalisé. 


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\subsection{Profils et dimensionnement en RH}

Le renouvellement relativement rapide des doctorant-e-s et post-doctorant-e-s dans les laboratoires impose que soit maintenue en place une offre d’accompagnement. \\

L’établissement se doit de se doter d’une (ou de plusieurs) interlocutrices ou interlocuteurs identifié-e-s en capacité de répondre aux demandes émises autour de la question de la traçabilité et de la gestion des résultats de la recherche (direction ou service, comité spécifique, référent-e technique, etc.), de la sécurité des données, etc. \\

Une fonction de \textit{Lab Data Manager} (qui dépasse la problématique de l’ELN) peut être encouragée dans les laboratoires, pour gérer les données, paramétrer l’ELN et assurer la continuité de la connaissance de celui-ci par les personnes nouvellement arrivées.


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\subsection{Situation de co-tutelle}

Comment gérer les situations où les co-tutelles d'un laboratoire promeuvent des solutions différentes ?  
Il s’agirait alors d’inventorier les politiques et stratégies mises en œuvre par les établissements co-tutelles de la structure, si elles existent ; puis de vérifier si une co-tutelle propose une solution électronique, si son utilisation serait pertinente dans la structure, en termes de fonctionnalités techniques et de déploiement (modalités d’accès, modalités de stockage et de sécurité, etc.) Le cas échéant, une analyse de solutions peut être initiée au regard des besoins et attentes identifiées et conformément aux règles (de mise en concurrence ou d’achat par exemple) de la structure.
